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Je planmäßiger die Menschen vorgehen, desto wirksamer trifft sie der Zufall.
Friedrich Dürrenmatt

Arbeitszeit, Zeitplanung und Zeitmanagement

Zeit lässt sich nicht managen, den jeder Mensch hat vierundzwanzig Stunden Zeit pro Tag, gleichgültig, ob er nun der Vorstand eines Konzerns mit zwanzigtausend MitarbeiterInnen ist, oder eine Hausfrau. Der Begriff "Zeitmanagement" ist im Grunde genommen völlig ungeeignet, denn viel wichtiger ist es allein, die eigene Energie zu managen und optimal einzusetzen, ohne sich dabei selbst auszusaugen. Zeitmanagement ist daher vor allem gutes Energie- und Selbstmanagement, was die Menschen letztlich auch zufriedener macht. Es geht dabei auch immer um die innere Einstellung, wenn man daran geht, seine Ziele zu verwirklichen, denn Selbstmanagement beginnt immer im Kopf. Viele verlieren auch zu viel Energie, um sich vor Dingen zu drücken, die sie am liebsten gar nicht erledigen möchten, daher spielt die Motivation eine große Rolle. In zahlreichen Seminaren wird daher auch heute noch der "Irrglaube" verbreitet, durch ein gutes und genaues Zeitmanagement ließe sich der Druck reduzieren. Allerdings vergrößert sich der Druck eher, wenn die Zeit sehr kleinteilig verplant wird, statt den Zeitplan zu reduzieren, denn gerät eine solche Planung durch einen Zufall durcheinander, benötigt man wiederum viel Zeit, um sich neu zu organisieren.

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Die Zeit, wie wir sie heute kennen, ist eine Erfindung der Neuzeit, denn in der Antike gab es bloß zyklische Zeitkonzepte, also die Wiederkehr des Gleichen. Es gab nicht einen Frühling, sondern nur den Frühling, die Zeit war eingebettet in natürliche Rhythmen wie Jahreszeiten, Mondphasen, Kreislauf der Sternbilder, Tag und Nacht, Leben und Sterben, wobei die Menschen auf Grund ihrer Lebensweise eng mit der sie umgebenden Natur und natürlichen Kreisläufen verbunden waren. Die lineare Zeit mit dem 24-Stunden-Tag ist ein jüdisch-christlicher Gedanke, wobei die Erschaffung der Welt und das Erscheinen des Messias für den Anfang steht und die Apokalypse für das Ende der Zeit. Erst ab dem Mittelalter dominierte dieser christliche Zeitbegriff (anno domini), auch wenn für die Menschen dieser Zeit, die in der Regel weder lesen noch schreiben konnten, das keine allzu große praktische Bedeutung hatte, sondern bis ins ausgehende Mittelalter existierte für viele Menschen nur der Tag, also die Stunden von Sonnenaufgang bis Sonnenuntergang als Orientierung. Nur in den Klöstern waren es die Mönche, die schon damals nach einem strengen, linearem Zeitkonzept mit einer 24-Stunden-Taktung lebten, denn sie mussten ja alle drei Stunden ihre Gebete beten, wobei sie die Zeit mit Sonnenuhren, Kerzen oder mit Wasseruhren kontrollierten. Im letzten Drittel des 13 Jahrhunderts wurde die mechanischen Räderuhr erfunden, wobei diese zunächst in Kirchen und Rathäusern als öffentliche Uhren installiert wurden, und das alltägliche Leben in den Städten bestimmten. Frühe, monumentale Räderuhren waren meist Kunstuhren oder dienten den astronomischen Beobachtungen und waren dementsprechend aufwändig gebaut und oft mit einer Vielzahl astronomischer Indikationen ausgestattet. Gleichzeitig entwickelten sich einfache und in ihren Abmessungen kleinere Uhren, die transportiert werden konnten, wodurch sie eine größere Verbreitung erfuhren. Die Zeiteinteilung und Zeitmessung, wie wir sie heute kennen, setzte sich erst mit dem Kapitalismus durch, wobei vor allem das Zinssystem von Banken und Versicherungen auf einem strikten, linearen Zeitbegriff und damit auf zeitlich abgestimmten sozialen Handlungen beruht. Mit dem hohen Zeitbewusstsein ab Mitte des 18. Jahrhunderts entstand erst die allgemeine Idee von Geschichte als linearem zeitlichen Geschehen, denn vorher gab es nur Geschichten ohne exakte zeitliche Verortung.

Wenn jemand ständig viel zu tun hat, beweist das noch lange nicht, dass er auch viel tut!

Zeitmanagement bedeutet systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit, um auf diese Weise Zeit zu sparen, sodass mehr Zeit für die "wichtigen" Dinge in Beruf und Freizeit bleibt. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte aber meist nicht dazu führen, dass mehr Zeit für Arbeit freigemacht wird (was vermutlich Managern vorschwebt, die ihre MitarbeiterInnen zu einschlägigen Seminaren schicken ;-), vielmehr sollte Zeitmanagement mehr Zeit für Vorhaben schaffen, die einem selber als Person wichtig sind. Zeitmanagement sollte daher letzlich mehr Zeit für Erholung und Möglichkeiten, wieder neue Energie zu tanken, freimachen. Zeitmanagement hilft also nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern auch, sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren, was letztlich insgesamt zu einem zufriedeneren Leben führt.

Die Hauptursache für Lernschwierigkeiten bei Schülern, Studenten und auch Berufstätigen liegt häufig im Mangel an adäquaten Lerngewohnheiten, und dabei besonders im Umgang mit der Arbeits- und Lernzeit. Drei Hauptschwierigkeiten lassen sich unterscheiden:

Ein Tipp von Lothar Seiwert, einem Spezialisten des Zeitmanagement:

Mehr Überblick durch O-Termine

Damit das Chaos keine Chance hat, tragen Sie jeden Tag eine halbe Stunde "O" in den Terminkalender ein. Diese Zeit ist reserviert für "Organisieren" und "Ordnung schaffen": Stapel abtragen, Papiere abheften, E-Mails löschen, eine Schublade entrümpeln usw. Die O-Termine helfen auch gegen Ablenker und Zeitdiebe, denn an einem aufgeräumten Schreibtisch fällt es leichter, an einer Aufgabe dranzubleiben bis sie fertig ist. Und das spart letztendlich mehr als eine halbe Stunde täglich.

Das Direkt-Prinzip

Aufgaben, die nicht länger als fünf Minuten beanspruchen, sind nach Möglichkeit sofort zu erledigen, denn alles, was man nicht sofort abarbeitet, kann man nicht vergessen, und diese kleinen Aufgaben wachsen allmählich zu einem abschreckenden Berg an, den man ewig vor sich herschiebt. Dadurch entsteht Druck, der mit der Zeit auch die anderen normalen Arbeiten beeinträchtigen kann. Hingegen motiviert eine schnelle Erledigung mit sichtbaren Erfolgserlebnissen und verschafft wieder den Überblick.

Vorweg: Der Begriff Zeitmanagement ist genau genommen in sich widersprüchlich, da die Zeit ganz unabhängig davon vergeht, wie wir diese Zeit gestalten. Daher beschäftigt sich Zeitmanagement hauptsächlich mit Selbstmanagement, wobei es darum geht, Stress und Druck abzubauen. Durch eine konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche und systematisches Vorgehen hat man letztlich weniger Arbeit.

 

Je planmäßiger die Menschen vorgehen,
desto wirksamer trifft sie der Zufall.
Friedrich Dürrenmatt

Zeitplanung ist auch mehr als Zeitmanagement

Zimbardo und Boyd beweisen in dem Buch "Die neue Psychologie der Zeit und wie sie Ihr Leben verändern wird", dass Zeit viel kostbarer als Geld ist und dass das menschliche Handeln in hohem Ausmaß durch die Wahrnehmung von Zeit bestimmt wird. Die Zeitperspektive ist der Standpunkt, von dem aus Menschen ihr Leben bewerten und ordnen, entweder primär von der Vergangenheit, der Gegenwart oder der Zukunft aus. Diese meist unbewusste Haltung hat natürlich Auswirkungen auf die Motivation des Einzelnen als auch ganzer Menschengruppen. Insbesondere eine negative Perspektive auf die Vergangenheit trennt Menschen von ihren Wurzeln oder zwingt sie dazu, die Belastungen des Vergangenen immer und immer wieder zu durchleben. Daher ist eine positive Haltung zur eigenen Vergangenheit die Grundlage für die Zufriedenheit in der Gegenwart. Gegenwartshedonisten fallen manchmal ihrer eigenen Zukunftsblindheit zum Opfer, während Zukunftsgetriebenen sich selbst oft so auf Trab halten, dass ihnen das Leben im Jetzt entgeht. Hinter vielen menschlichen Problemen verbirgt sich ein aus den Fugen geratenes Zeitverhältnis, sodass das Verhältnis zu Zeit immer wieder überdacht und notfalls korrigiert werden sollte, was nach Ansicht der Psychologen einen Schlüssel zu Glück und Zufriedenheit darstellt. Die Kapitelübeschriften sind für die Auffassung der Autoren schon typisch:

Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will.
John Steinbeck

Der Beginn ist der wichtigste Teil der Arbeit.
Platon

Der erste Schritt zu effektiverer Nutzung der Zeit ist die Frage, die man sich stellen muß, ob man wirklich mehr Zeit will. In der heutigen Gesellschaft wirkt es "wichtig", immer beschäftigt zu sein. Viele Menschen sind es auch gar nicht mehr gewohnt oder es ist ihnen unheimlich, so viel Zeit für sich selber und Gedanken über sich selber zu haben. Die Entscheidung für Zeitmanagement sollte eine bewußte Entscheidung sein, dass man wirklich mehr Zeit haben will. Ist das nicht der Fall, helfen alle Techniken des Zeitmanagements nichts.

Wichtig ist, sich einen Überblick über die momentane Lebenssituation zu schaffen. Sehr hilfreich, um einen genauen Überblick zu bekommen, ist ein Zeitprotokoll anzulegen. Fertigen Sie eine Woche ein Zeitprotokoll an und notieren Sie genau, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeiten verwenden, von der Zeit vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Dabei sollte möglichst eine Woche gewählt werden, die den Alltag repräsentiert.

Dieses Zeitprotokoll wird dann analysiert durch Kategorisieren der Tätigkeiten (z.B. Arbeiten, Essen, Schlafen, Besorgungen machen) und Berechnen der Zeit in den einzelnen Kategorien. Wofür wird die meiste Zeit verwendet und inwiefern entspricht es den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen? Gibt es Hinweise darauf, auf was man verzichten kann oder was man intensivieren will, um mehr Zeit für Dinge zu haben, die man gerne tut? Ist das Verhältnis zwischen Lernzeit und Freizeit angemessen?

Das Ergebnis einer solchen Analyse am Beispiel eines Studenten zu Semesterbeginn:

Zeitprotokoll Zeitplanung bei Studneten

Nachdem der erste Schritt getan ist und ein Überblick über die Aufgaben und das, was man erreichen will, gewonnen ist, kann mit der konkreten Zeitplanung begonnen werden. Planen spart viel Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis. Die Zeit, die für das Planen benötigt wird, lohnt sich.

Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen, oder vor dem Schlafengehen den kommenden Tag. Auch eine komplette Wochenplanung ist hilfreich und hat den Vorteil, dass der Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Doch es ist notwendig, den Wochenplan zu überprüfen und ihn flexibel umzugestalten, wenn es notwendig ist und Unvorgesehenes eintritt. Die Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Die Planung beginnt mit den wichtigsten Aufgaben des Tages. Es ist hilfreich, auch die Voraussetzungen, die für das Erledigen der Aufgabe zu erfüllen sind, zu notieren.

Es ist notwendig, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind schnell zu erledigen, da ein naher Termin feststeht, an dem sie abzuschließen sind. Wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger und strategischer Natur. Die Auswirkungen und Folgen sind von Bedeutung.

Zeitprotokollformular
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Zeitprotokoll Zeitplanung

Denke immer daran,
dass es nur eine allerwichtigste Zeit gibt,
nämlich: Sofort!
Leo Tolstoi

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Es ist möglich, die Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen zu unterteilen: A, B, C und D.

Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:

Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muß, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden.

Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen. Es ist wichtig, dass man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann.

Es ist wichtig, flexibel mit der Planung umzugehen. Ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig ist und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Wenn unvorhersehbare Dinge eintreten, paßt man den Plan flexibel den neuen Umständen an.

Zeitmanagement erledigt und unerledigt

Quelle: http://www.woelkner.de/images/Fmz1.gif (00-08-29)

Vielleicht hilft auch die leicht zu merkende ALPEN-Technik?

Aufgaben notieren, die zu erledigen sind.

Länge der Aufgabenerledigung auflisten bzw. Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen.

Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme.

Entscheidungen treffen über die Reihenfolge der Aufgaben und Prioritäten setzen.

Nachkontrolle am Abend des Tages und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

Quelle:
http://mitarbeiter.fh-heilbronn.de/~nicola/se1lernzeit.html (02-12-18)

Falls Sie in einer Wohngemeinschaft leben, sollten Sie auch die gemeinsame Zeitplanung im Griff haben: Hängen Sie an einem zentralen Platz einen großen Kalender auf, in den jedes WG-Mitglied seine persönlichen Termine (Verabredungen, Arztbesuche, Klassenarbeiten, Freizeitaktivitäten, Geburtstage usw.) sorgfältig und möglichst lange im Voraus einträgt. So haben alle alles im Blick und können ihre Zeit besser koordinieren.

Überprüfen Sie, was Ihre Zeit stiehlt, denn niemand kennt Ihre persönlichen Arbeitsprobleme besser als Sie selbst. Markieren Sie die die zutreffenden Punkte in der folgenden Liste - bei jedem Punkt stehen die möglichen Ursachen und -> Hinweise, wie man am Besten dagegen angeht:

Aus einem Newsletter:
"Ich weiß jetzt warum die ganzen Zeitmanagement-Kurse nichts gebracht haben, die ich vorher gemacht habe. Die bewährtesten Methoden wie ALPEN-Methode, Getting Things Done oder Eisenhower-Matrix bringen nichts, wenn man sich nicht dazu motivieren kann, die Methoden dauerhaft einzusetzen!"

I. Planung spart Zeit!

II. Unterscheidung von wichtigen und dringenden Aufgaben!

a) täglich 5 - 15 min reservieren, um den Tag zu planen

a) Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit verteilen

b) einen Wochenplan erstellen und diesen täglich überarbeiten

b) dringende Aufgaben haben einen nahen Termin, bis zu dem sie zu erledigen sind

c) bei der schriftlichen Planung festhalten:

  • Was sind die wichtigsten Dinge?
  • Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit sie erledigt werden können?

c) wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger und strategischer, aber von ihren Auswirkungen wichtig

 

III. Bildung von Aufgabenklassen!

IV. Einsetzen von Aufgabenklassen! 

a) Aufgaben, die wichtig und dringend sind

a) Erledigung von A-Aufgaben hat Priorität

b) Aufgaben, die im Augenblick nicht dringend, aber für die Zukunft wichtig sind

b) dann so viele B-Aufgaben wie möglich erledigen

c) Aufgaben, die dringend, weil sie schnell zu erledigen sind, aber langfristig gesehen nicht wichtig sind

c) für C-Aufgaben Strategien entwickeln, um sie effektiv und schnell zu erledigen

d) Aufgaben, die weder dringend wichtig sind, entweder weggelassen werden können, oder aber einfach nur Freude bereiten

d) D-Aufgaben entweder bewußt weglassen oder ihre Ausführung bewußt genießen

V. Planung der Dauer und des Zeitpunktes!

a) Schätzen Sie, wieviel Zeit die Erledigung der Aufgabe in Anspruch nehmen wird (besser mehr Zeit als zu wenig einplanen)

b) Planen Sie, wann Sie mit der Erledigung der Aufgabe beginnen wollen: WICHTIG: Ein Plan ohne Termine ist keine Planung, sondern nur ein Vornehmen.

c) Fehleinschätzungen sind üblich, doch es ist wichtig, aus ihnen für weitere Planung zu lernen.
Professionelle Planungssysteme wie Zeitplanbücher, elektronische Agendas, komplexe Softwarelösungen sowie einschlägige Seminare gibt es zu Hauf, allerdings sind diese Lösungen meist an einem nicht vorhandenen Durchschnittsmenschen orientiert, sodass diese zuerst auf die individuellen Bedürfnisse hin abgestimmt werden müssen, sodass viele schon in dieser Phase scheitern. Das liegt daran, dass meist zu umfangreich in die bisherigen Abläufe eingegriffen wird und Widerstand entsteht, der häufig zur Resignation führt. Günstiger ist es daher, von vorne herein sein eigenes Konzept zu entwickeln und mit kleinen Schritten zu beginnen.

Siehe auch Zeitmanagement bei StudentInnen

Damit die Zeit noch knapper wird, raten wir ...

Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten (!) Tages übertragen. Es ist wichtig, dass man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann.

Geh am Ende des Tages über Deinen Zeitplan. Beachte und bewerte folgende Punkte:

Je genauer Du weißt, wofür Du die Zeit verwenden möchtest, desto energischer wirst Du das Ziel verfolgen! Nicht wie der Wind weht, sondern wie Du die Segel setzt und Dein Ziel im Auge behältst ist entscheidend!

Lothar Seiwert, der Spezialist in Sachen Zeitmanagement, rät zur Planung rückwärts

Er schreibt in seinem Newsletter No 32, 08/2007: "Wenn es darum geht, ein langfristiges und anspruchsvolles Projekt zu planen, hilft ein einfacher Trick: Arbeiten Sie mit einem umgekehrten Kalender. Notieren Sie sich dazu zuerst den Termin, an dem das Projekt fertig sein soll. Rechnen Sie dann von dort aus rückwärts in Richtung Gegenwart und legen Sie Termine für die einzelnen Arbeitsschritte fest. So stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig anfangen, nichts vergessen und zum Schluss nicht in Zeitnot geraten."

Und noch ein Tipp von Lothar Seiwert "Spontan umdisponieren":

Eine gute Zeitplanung muss flexibel sein, damit Sie schnell auf Veränderungen reagieren können:

 

Tania Konnerth & Ralf Senftleben schreiben in ihrem Zeit zu leben-Newsletter vom 04. April .2010:

"Ich war vor einigen Tagen auf einem spannenden Marketing-Seminar. In der ersten Pause habe ich mich mit einem der Teilnehmer über das Thema Zeitmanagement unterhalten. Im Laufe des Gesprächs habe ich dann irgendwann erzählt, dass nach meiner Erfahrung die typischen Zeitmanagement-Methoden bei den wenigsten Menschen dauerhaft funktionieren. Da hätten Sie die Erleichterung auf dem Gesicht meines Gesprächspartners sehen sollen! Man konnte richtig beobachten, dass eine Last von ihm abfiel.
Es geht also nicht nur mir so. Ich bin nicht der Einzige, der damit Probleme hat. Es liegt vielleicht gar nicht an mir, wenn es vielen so geht. "


Literatur

Metzig, W. & Schuster, M. (1993). Lernen zu Lernen. Berlin: Springer.

Seiwert, Lothar J. & Kammerer, Doro (1998). Endlich Zeit für mich. München: Mod. Verlagsges.

E-Newsletter No 20,05/2009 von Lothar Seiwert

https://www.beratung-therapie.de/leistungsproblematik/zeitmanagement/zeitmanagement.html (01-01-30)

http://paedpsych.jk.uni-linz.ac.at/INTERNET/ARBEITSBLAETTERORD/LERNTECHNIKORD/Arbeitszeit.html (02-11-09)

http://paedpsych.jk.uni-linz.ac.at/INTERNET/ARBEITSBLAETTERORD/LERNTECHNIKORD/Zeitmanagement.html (02-11-09)

http://third.informatik.uni-kl.de/~hh/node7.html (99-07-07)

http://141.28.217.113/ratgeber/content/e3/e1874/e1910/e1964/e1970/leistungskurve.gif (0207-09)

Bildquelle Prag: http://benjamin.stangl-taller.at/REISEN/PRAG98/Uhr.JPG (10-02-02)

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