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Das Protokoll

Das Wort Protokoll ist griechischen Ursprungs und heißt übersetzt "das Davorgeleimte". Um eine schnelle Übersicht über den Inhalt zu bieten, hat man in der Antike auf die gebräuchlichen Schriftrollen eine knappe Zusammenfassung geklebt.

Das Protokoll mit seinen verschiedenen Ausprägungen ist jene Textsorte, die am häufigsten zur Darstellung von Vorgängen, Verhandlungen und Handlungen benutzt wird. Das Protokoll hat die Aufgabe, die "Wirklichkeit" zu dokumentieren. Das Protokoll produziert also strenggenommen selbst nie Inhalte, sondern reproduziert, bildet ab, spiegelt wider, dokumentiert. Methodisch muss das Protokoll "getreu" arbeiten, d. h., es versucht Äußerungen von Personen oder Handlungen möglichst genau und ohne Weglassung, Zusätze, Umstellungen, subjektive Interpretationen und Bewertungen darzustellen. Ein Beispiel dafür ist etwa das Diskussionsprotokoll, das versucht die verbalen Äußerungen einer Gruppe von Diskutanten möglichst vollständig und unverfälscht festzuhalten und zusammenzufassen. Zusammenfassung und Protokoll haben daher viele gemeinsame Merkmale.

Das Protokoll muss daher entsprechend seiner Funktion als Dokument möglichst vollständig und korrekt alle formalen Bedingungen bzw. näheren Umstände seiner Erstellung bezeichnen, also etwa den Ort, die Zeit und den Namen des Protokollanten. Die Qualität eines Protokolls hängt von der Vollständigkeit der zu protokollierenden Kriterien (z. B. nur das gesprochene Wort, nicht aber die Gesten der Diskussionsteilnehmer) ab, die genau angegeben werden müssen und die Struktur des Protokolls bilden.

Hier einige Hinweise zur Abfassung von Protokollen:

Beispiele von Protokollen

Da das Protokoll vorzüglich Ergebnisse enthält, wird es im Präsens geschrieben; Vorzeitigkeit wird durch Perfekt gekennzeichnet. Das Unterrichtsprotokoll informiert knapp, sachlich, dem Empfängerkreis verständlich. Es ist kaum möglich, die "Unterrichtswirklichkeit" in Form eines Gedächtnisprotokolls nachträglich zu rekonstruieren. Vielmehr sollte die Anfertigung auf der Grundlage verlässlicher Notizen erfolgen. Dazu empfiehlt es sich beim Mitschreiben

Unterrichtsprotokolle sind besonders dann nützlich, wenn sie in einem Ordner gesammelt werden und allen Schülern zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.

Quelle:
http://www.thomasgransow.de/Arbeitstechniken/Protokollieren.htm (03-05-29)

Eine Übersicht über verschiedene Definitionen von Protokoll im Web findet sich bei Google.

Diskussions- oder Ergebnisprotokoll

Die im Studium am häufigsten auftretende Form ist das Diskussions- oder Ergebnisprotokoll, das vorzugsweise in Seminarsitzungen angefertigt wird. Hier sind zunächst die näheren Umstände zu dokumentieren, also

Für ein Diskussions- oder Ergebnisprotokoll könnte sich demnach vielleicht folgende Struktur ergeben:

Praktische Tipps

Grundlage für ein Protokoll ist die Mitschrift des Protokollierenden. Hierbei ist zu beachten, dass ein wörtlicher Mitschrieb des Gesagten in der Regel unmöglich und auch nicht sinnvoll ist. Wichtiger ist das Festhalten von Stichpunkten und Fachausdrücken bzw. der Hauptaussagen.

Ein weißes Blatt Papier ist für die Protokollierung ungeeignet, denn die fehlende Strukturierung des Blattes führt häufig dazu, dass die Struktur und Systematik des anzufertigenden Protokolls erst mühsam aus den unstrukturierten Notizen extrahiert werden muss. Zur Reduzierung dieses nachträglichen Aufwandes sollte vorab eine Blanko-Protokollvorlage entworfen werden. Auf diese Weise hat der Protokollant die Möglichkeit, schon während der Protokollierung due etwa später gewünschte Struktur des Protokolls einzuhalten. Zudem unterstützt eine Protokollvorlage die systematische Protokollierung einer Sitzung, denn die wichtigsten Punkte werden nicht vergessen.

Am leichtesten tut sich der Protokollführer, wenn er mit Papier nicht spart, die Blätter nur einseitig beschreibt und fortlaufend numeriert sowie einen breiten Rand für spätere Ergänzungen offen lässt

Zusätzliche Abbildungen (Skizzen, Fotos, Karten etc.) erhöhen die Anschaulichkeit von Protokollen. Eine Wiedergabe von Abbildungen aus dem Skript einer Veranstaltung ist jedoch überflüssig, in der Regel reicht ein Verweis aus. Wichtig ist bei allen Formen von Abbildungen die Verknüpfung mit Beispielen.

Der Protokollant sollte versuchen, Themen knapp, präzise, objektiv zu beschreiben und dabei lange "Schachtelsätze" vermeiden. Kennzeichnend für den Stil des Protokolls sind Sachlichkeit und Kürze. Dazu trägt bei, dass die Niederschrift nicht im Präteritum, sondern im Präsens erfolgt. Außerdem empfiehlt es sich, den Konjunktiv zur Wiedergabe wörtlicher Aussagen nur sparsam zu verwenden.

Zu einer wissenschaftlichen Beschreibung gehört das Weglassen von wertenden Adjektiven wie "gewaltig", "riesig", etc. Beispiel: "geringe Aufmerksamkeit der SchülerInnen" anstatt "schlimme SchülerInnen".

Der Protokollführer sollte das Protokoll vor der Abgabe noch einmal durchlesen und dabei auf eine klare und verständliche Ausdrucksweise achten und alle Rechtschreibfehler korrigieren.

Ein Protokoll sollte standardmäßig gegengelesen werden!

Quellen:
http://www-user.uni-bremen.de/~geopolar/protokolle.html (03-04-14)
http://www.thomasgransow.de/Arbeitstechniken/Protokollieren.htm (03-05-29)

Prinzipien effizienter Protokollführung

Prinzip 1: Einer für alle, alle für einen

Das Protokoll wird - ebenso wie die Tagesordnung und die Ziele des Treffens - in gemeinsamer Verantwortung erstellt. Zwar wird es in vielen Fällen weiterhin eine(n) handwerklich Zuständige(n) geben. Die festzuhaltenden Informationen, Einschätzungen, Beschlüsse und Verantwortlichkeiten werden aber gemeinsam formuliert. Wer lange Statements hält, muss auch in der Lage sein, sie zusammenfassend auf den Punkt zu bringen. Die disziplinierende Wirkung auf Vielredner kann beträchtlich sein. Gelingt es nicht, üben sich die Beteiligten unter Federführung des Sitzungsleiters im "aktiven Zuhören" und fassen den Beitrag zusammen.

Prinzip 2: Protokoll "in progress"

Inhalte und Ergebnisse werden fortlaufend und nach Möglichkeit für alle sichtbar festgehalten, am Ende der Sitzung noch einmal zusammengefasst und möglichst sofort an die Teilnehmer verteilt. Damit das praktikabel ist, sollte der Schwerpunkt auf dem klassischen Ergebnis-Protokoll liegen: Darin ersetzt die systematische Ordnung innerhalb der einzelnen Tagesordnungspunkte die Chronologie (zum Beispiel in Form gesammelter Pro- und Contra-Argumente). Konkrete und differenzierte Ergebnis-Formulierungen sind wichtiger als ausführliche oder gar personalisierte Verlaufs-Dokumentationen.

Prinzip 3: Konsequent visualisieren

Unabhängig von der letztlich genutzten Protokolltechnik müssen alle Teilnehmer zumindest die aktuelle Tagesordnung sowie die im Laufe der Sitzung festgelegten Ziele und Beschlüsse vor Augen haben. Die Veranschaulichung kann ganz konventionell an

geschehen oder aber um "Hightech"-Kombinationen aus Notebook, Mindmaps und Beamer ergänzt werden. In kleineren Runden genügt statt des Beamers oft auch ein externer TFT-Bildschirm, der für alle sichtbar an das Notebook des "Schriftführers" angeschlossen ist. Dabei eignet sich das landläufig als Kreativ-Methode eingestufte "Mindmapping" ganz hervorragend zur Adhoc-Visualisierung und Dokumentation bei Besprechungen. Anders als bei normalen handschriftlichen Notizen lassen sich bei Mindmaps die Inhalte ganzer Themenbereiche ebenso wie Einzelaspekte jederzeit neu anordnen und korrigieren. Jeder einzelne Ast kann zudem mit Links auf weiterführende Informationen in externen Dateien verknüpft werden.

Wird auf den Einsatz von Computer gestützten Protokoll-Verfahren verzichtet, können "Tafelbilder", Flipchart-Aufzeichnungen, Wandzeitungen etc. am Ende der Sitzung mit einer Digitalkamera festgehalten (siehe Beispiel rechts) und umgehend an alle Beteiligten verschickt werden. Das senkt die Protokoll-Hürde zusätzlich und erhöht noch dazu den Nutzen, da die Besprechungsergebnisse allen Beteiligten (und vor allem auch Nichtteilnehmern) unverzüglich im betrieblichen Alltag zur Verfügung stehen.

Quelle:
http://www.akademie.de/business/tipps-tricks/erfolg-mit-methode/besprechungs-protokoll.html?t=g43T2 (03-11-03)

Merkmale eines guten Protokollführers

Ein Protokollführer sollte neben guten Deutschkenntnissen Gesprochenes in Geschriebenes umsetzen können, dieThematik, Probleme und Ziele der Sitzung kennen, den Teilnehmerkreis kennen, unbeeinflussbar sein und rasch beurteilen können, was wesentlich und was unwesentlich ist. Protokollführer haben eine gewisse Macht, denn sie legen - meist in Abstimmung mit dem Leiter - fest, was für wichtig und unwichtig gehalten wird. Wer sich hier mit Notlösungen zufrieden gibt, kann die Ergebnisse einer Besprechung durch ungenügende Protokolle verpuffen lassen. Oft ist das Problem, dass der Protokolland meist auch an der Diskussion beteiligt ist und sich daher sowohl auf das Protokoll als auch auf ihre eigenen Beiträge konzentrieren müssen.

Protokollführer sollten dafür sorgen, dass sie schon existierende Protokolle zu einer Sitzung kennen, über das Thema der Sitzung Bescheid wissen, die Sitzungsteilnehmer einschließlich deren genaue und aktuelle Titel kennen, die Tagesordnung vorliegen haben, die Geschäftsordnung kennen, alle benötigten Vorinformationen haben, die formalen Richtlinien kennen und die nötige Zeit zum Verfassen des Protokolls möglichst bald nach der Sitzung haben. Die Verfassung eines Protokolles benötigt viel Zeit. Als grobe Richtlinie sollte die doppelte Sitzungszeit eingeplant werden. Dies kann jedoch je nach Erfahrung des Protokollführers stark nach oben und unten variieren. Ein Protokoll sollte möglichst direkt am Anschluss an eine Sitzung verfasst werden, denn je länger eine Sitzung zurückliegt, desto mehr Details werden vergessen.

Warum Protokolle so unbeliebt sind ...

Da in der Praxis der wahrgenommene Nutzen eines Protokolls oft gering und seine Anfertigung kein gemeinsames Anliegen aller Beteiligten ist, muss man sich nicht wundern, dass alle versuchen, sich um dessen Erstellung zu drücken. Die Ursachen dafür:

Quelle:
http://www.akademie.de/business/tipps-tricks/erfolg-mit-methode/besprechungs-protokoll.html?t=g43T2 (03-11-03)

Linkempfehlung:
ProtokollWeber-Wulff, Debora (o.J.). Wie schreibt man ein Protokoll?
WWW: http://www.f4.fhtw-berlin.de/people/weberwu/lib/protokoll-schreiben.html (05-11-22)

 

 



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