Basis-Regeln für die Gesprächs- und Verhandlungsführung

Zeitpunkt der Besprechung:

strategisch je nach Ziel zu setzen. In der Mittagszeit oder abends sind die mesiten GesprächsteilnehmerInnen unlustig und/oder müde. Dies kann mir nutzen oder schaden. Abends sowie Freitag nachmittags stehen TeilnehmerInnen oft auch unter Zeitdruck.

Raum:

Der Besprechungsraum sollte eine Mindestgröße von 2 bis 3 m2 pro Person habe, Er sollte aber auch nicht wesentlich größer sein.

TOP:

Die Tagesordnung wird strategisch je nach Ziel aufgebaut. Interessante Themen kann man an den Anfang packen (wenn man sie fair behandeln und dabei in die Tiefe gehen will), man kann sie aber auch ans Ende einer langen Besprechung setzen (dann ist eine differenzierte Bearbeitung sehr unwahrscheinlich). Somit spielen die Reihenfolge wie auch die Menge der Themen eine wesentliche Steuerungsrolle. Fairerweise klärt man Ziele am Anfang!

Weitere wichtige Hinweise

ein Tisch erzeugt positive Atmosphäre und Diskussionsfreude
Pausen sind eine angenehme Abwechslung und tragen zur Steigerung der Effizienz bei
gleichrangige Plätze erzeugen Kooperation
angenehmes Raumklima, genügend Platz und regelmäßige Pausen schaffen eine gute Arbeitsatmosphäre
Nichtrauchen in den Besprechungen tut allen gut!
Eine unstrukturierte Besprechung geht beinahe allen auf die Nerven, eine strukturierte verkürzt die Besprechungszeit und schafft Ergebnisse
Die Gesprächsleitung ist verantwortlich für diese positiven Elemente!

Lenkungsmittel

verbale Lenkungsmittel

Fragen
Interpretieren
Zusammenfassen
Weglenken, Zurückführen

non-verbale Lenkungsmittel

Mimik
Gestik
Information
Kleidung

Besprechungsformen

regelmäßige Dienstbesprechung
Bereichsübergreifende Besprechung
"Spezialbesprechung"
Gespräche um "Neues Steuerungsmodell"
4-Augen-Gespräche

Die Gesprächsstruktur

Kontaktphase

Hier wird zunächst der Kontakt zum Gesprächspartner/zur Gesprächspartnerin hergestellt. Man sollte versuchen, durch einige persönliche Worte (sog. "Eisbrecher") eine positive Beziehung zu seinem Gegenüber herzustellen. Beliebt sind allgemein Fragen nach dem Gesundheitszustand oder dem Befinden, ob der Partner/die Partnerin den Weg gut gefunden hat u.ä. Es gilt hier eine Grundregel: Man sollte nur jene Themen ansprechen, für die man auch ein Grundinteresse aufbringt, ansonsten wirkt es sehr schnell aufgesetzt und die positive Absicht verkehrt sich ins Gegenteil.

Aufmerksamkeitsphase

Nun ist es an der Zeit, die Gesprächsthemen zu benennen. Im Prinzip stellt man - auch bei Vorinformation - die geplante Tagesordnung kurz dar. Auch Informationen über das Ziel des Gespräches sowie über den geplanten Zeithorizont sind gesprächsfördernd.

Unterredung

Dies ist nun das Gespräch selbst. Hat man mehrere Themen zu besprechen, so arbeitet man diese der Reihe nach ab. Dabei sollten Themen nicht vermischt werden. Zusätzlich zieht man nach jedem Thema ein Zwischenfazit.

Beschluss

Am Ende eines Gespräches steht das Gesamtfazit. Alle wichtigen Punkte, die man vereinbart hat, werden hier noch einmal wiederholt. Merke: was der Partner/die Partnerin am Ende hört, wird in der Regel am besten erinnert. Zudem sichert man hier noch einmal das Vermeiden von Mißverständnissen ab.

Mitarbeitergespräch

Wenn das Gespräch stockt …

Wenn ein Gespräch mit einem sehr zurückhaltenden Gesprächspartner ins Stocken gerät, kann man folgende Nachfragen als "Gesprächsbrücken" einsetzen:

"Das heißt...?"
"Zum Beispiel?"
"Und dann haben Sie...?"
"Du meinst...?"

Man beugt sich dabei nach vorn und streckt eine Hand mit der Handfläche nach oben aus. Damit signalisiert man, dass nun der Gesprächspartner am Zug ist, etwas zu sagen. Wichtig ist, dass man nach der Frage schweigt, bis der andere antwortet. Hat das Gegenüber dann das Wort ergriffen, lehnt man sich zurück und nickt ab und zu zustimmend mit dem Kopf.

Tipps für eine gelingende Gesprächsführung

Seien Sie in jedem Gespräch wirklich präsent. und lassen Sie Ihre Gedanken nicht abschweifen, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihren Gesprächspartner.
Schauen Sie Ihrem Gegenüber ins Gesicht, aber starren Sie ihm dabei nicht in die Augen, denn das wirkt verunsichernd. Blicken Sie besser auf den Mund, die Nase oder das Kinn.
Bringen Sie Fakten, wenn Sie erzählen, also nennen Sie Namen, illustrierende Zahlen, Details, denn das macht Ihren Bericht anschaulich und lebendig
Sprechen Sie nicht über Beschwerde-Themen, die alle zur Zustimmung und dann zum Mitmeckern animieren, sondern erzählen Sie positive Neuigkeiten und geben Sie hilfreiche Empfehlungen.

*) Entstanden unter Verwendung von: http://www.maas-training.de/maas/DOKU_3.EXE (01-01-27)

Die Erlaubnis des Autors liegt vor.

Weitere Quellen:
http://www.wissenschaft.de/sixcms/detail.php?
id=120666&template_id=518&query_id=279 (02-04-14)
http://www.ipts.de/ipts23/englisch/feed.htm (01-12-02)
http://bernhard.negele.bei.t-online.de/blk/Tipps___Tricks/
hauptteil_tipps___tricks.htm (02-10-05)

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