Wie effektive Meetings durchführen?

Meetings als Zeitkiller und Entscheidungskiller

Dezentralisierte Strukturen und flache Hierarchien gelten in modernen Arbeitsorganisationen als zeitgemäß und effizient. Sie verlangen von den Mitarbeitern eigenverantwortliche Koordination. Diese nimmt inzwischen einen großen Raum ihrer Arbeitszeit ein und führt bisweilen zu Belastungen. Ausschlaggebend dafür ist die häufig vorzufindende Verdrängung der in der Arbeit angemessenen informellen Form der Kooperation durch formalisierte Verfahren, vorherrschend in Form von Meetings. Die Störung der Balance zwischen formeller und informeller Kooperation lässt die Tücken und Widersprüche von Meetings zu Tage treten. Meetings werden oft als Zeitkiller oder Entscheidungskiller erlebt, es werden Absicherungszwänge unter Experten erfahren, oft scheinen Meetings eher Probleme zu schaffen als zu lösen. Mehrere Komponenten verhindern eine Effizienz der prosperierenden "Meeting-Mode", zum Beispiel

Eine Misstrauenskultur führt zu Ängsten vor negativen Sanktionen als Konsequenz falsch getroffener Entscheidungen.
Die Barrieren für Entscheidungsfindung werden durch Vorstellungen einer perfekt rationalen Entscheidung erhöht.
Die weitestmögliche Abschiebung von Verantwortung liegt nahe.
Im Meeting kulminieren die widersprüchlichen Anforderungen an professionelle Entscheidungsprozesse, da es als Austragungsort für Entscheidungsdilemmata missbraucht wird.

Um die vermeintlich rationalen Entscheidungsgrundlagen auszubauen, werden Meetings häufig dazu genutzt, immer neue Arbeitsaufträge zu verteilen, statt dort schlichtweg Entscheidungen zu treffen. Die Situation steht kurz vor der Eskalation, wenn dieses Vorgehen noch nicht einmal dazu führt, dass beim nächsten Meeting auf der neuen Datenbasis Entscheidungen getroffen werden. Wenn immer weitere Kriterien zur Überprüfung auf den Tisch gebracht werden, gestaltet sich das Meeting als Teufelskreis der Problemgenerierung. Alle Beteiligten müssen einerseits den Mehraufwand und die Widersprüchlichkeit der Meetings erdulden; anderseits müssen sie mehr und mehr auf arbeitsrelevante informelle Kooperationen verzichten. Damit steigt die Belastung und sinkt die Produktivität.

Konkrete Möglichkeiten sinnvoller Kooperationen beschreibt Stephanie Porschen in der unabhängigen Fachzeitschrift "Wirtschaftspsychologie" Nr. 1/2008 unter dem Titel "Belastungen bei der Bewältigung von Arbeit: Widersprüchliche Kooperationsanforderunge": "Mit dem zukunftsweisenden Konzept der widersprüchlichen Kooperationsanforderungen lassen sich diese genauer analysieren. Deutlich wird dabei, dass für eine „gesündere“ Abstimmungskultur Investitionen in die Gestaltung von Meetings allein nicht ausreichen."

Nach neueren Untersuchungen Schule et al. (2013) können schlecht organisierte Meetings sogar krank machen, wenn während der Besprechung schlecht kommuniziert wird und wenn generell zu viel Zeit in Besprechungen verbracht wird. Typische Merkmale schlechter Kommunikation in Meetings ist Jammern über den Ist-Zustand, die Suche nach Schuldigen, Seitengespräche oder Durcheinanderreden, das Abschieben von Verantwortung, die Abwertung andere und das sich Verlieren in Details. Besonders jene, die sehr viel Zeit in Meetings verbringen, leiden besonders unter schlechter Kommunikation. Daher sollte man Meetings gut planen, etwa mittels eines Themenplans, die Meetings pünktlich beginnen und beenden, also den Zeitplan genau einhalten. Gut gestaltet sind Meetings also dann, wenn der Themenplan schon schriftlich vor dem Meeting oder spätestens mündlich vor der Besprechung gegeben wird, die Dauer in Minuten festgelegt ist, Räume und Ausstattung wie Medien, Licht und Temperatur als angenehm empfunden werden, es einen Verantwortlichen gibt, der das Meeting leitet, und dabei die TeilnehmerInnen zu aktiver Mitarbeit aufgefordert werden.

Tipps aus der Praxis

Besprechungen sind zwar ein wichtiger und sinnvoller Bestandteil von Organisationen, gleichzeitig sind ein großer Anteil der durchgeführten Besprechungen Geldverschwendung, da dabei keine Wertschöpfung stattfindet. Sicher wird keiner der Organisatoren von Meetings mit Absicht eine unproduktive Besprechung organisieren, doch laufen solche oft folgendermaßen ab: Der Termin wird in den Kalender eingestellt, häufig mit einer Beschreibung, die bezüglich des Ziels dieser Besprechung viel Interpretationsspielraum zulässt. Zum Termin erscheinen die Eingeladenen aus Höflichkeit mit einem Block oder iPad, aber ohne jegliche spezifische Vorbereitung. Der oder die Einladende erläutert anhand einer Präsentation, worum es in der Besprechung geht und dann wird diskutiert. Danach trennt man sich oft ohne klare und verbindliche Vereinbarungen, oft mit dem Hinweis auf eine nächste Besprechung. Zwar wissen fast allen Beteiligten während eines solchen Meetings, dass es sich um eine Besprechung handelt, die keinen Mehrwert bringt und dennoch spielen alle mit.
Man sollte daher an keiner Besprechung mehr teilnehmen, in der nicht im Vorhinein klar ist, was das Ergebnis sein soll, denn nur wenn das Ergebnis klar ist, kann man sich spezifisch darauf vorbereiten. Erhält man eine Einladung zu einer Besprechung, die diese Informationen nicht enthält, so sollte man den Einladenden kontaktieren und die Ergebniskriterien erfragen, um das Ziel der Besprechung klar zu verstehen. Sollten dann Beteiligte unvorbereitet kommen, muss das Meeting abgebrochen und ein neuer Termin vereinbart werden. Eine weitere Möglichkeit ist, dass jede Besprechung mit 10-15 Minuten Reading Time beginnt, in der sich alle Beteiligten in die Unterlagen einlesen können, um danach darüber zu diskutieren. Dafür müssen die zu diskutierenden Vorschläge ausformuliert vorliegen, damit jeder die Gedankengänge nachvollziehen und reflektieren kann. Wichtig ist auch die Anzahl der Teilnehmenden, denn ab einer Zahl von über zehn Menschen werden Besprechungen höchst unproduktiv, denn entweder verliert man sich in Diskussionen, oder mehrere Menschen haben nur wenig bis nichts zum Thema beizutragen. Daher sollte man bereits bei der Einladung darauf achten, wer wirklich notwendig ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Literatur

Schulte, Eva-Maria, Fenner, Tatjana & Kauffeld, Simone (2013). Nicht ohne Nebenwirkungen: Gesundheitsrisiko Meeting. Personal quarterly, 2, 8-15. *)

Entstanden unter Verwendung von: http://www.maas-training.de/maas/DOKU_3.EXE (01-01-27) Die Erlaubnis des Autors liegt vor.

Weitere Quellen

http://www.wissenschaft.de/sixcms/detail.php?id=120666&template_id=518&query_id=279 (02-04-14)

http://www.ipts.de/ipts23/englisch/feed.htm (01-12-02)

http://bernhard.negele.bei.t-online.de/blk/Tipps___Tricks/hauptteil_tipps___tricks.htm (02-10-05)

https://www.linkedin.com/pulse/produktivit%C3%A4tskiller-meetings-j%C3%BCrgen-weimann (19-06-13)

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